Zeitmanagement - Waltraud Kaspar-Hieke - Training, Beratung, Coaching

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Betreff - kleine Ursache, große Wirkung

Haben Sie sich auch schon über kryptische Betreffzeilen in Ihren E-Mails geärgert. „AW:WG: ….“ Mich behindert das, wenn ich meine Mails schnell scannen will. Daher habe ich  im Projektteam ausgemacht, dass im Betreff einer E-Mail, alles wirklich Wichtige steht. Beispiel:

A: Jour Fixe am 6.11., Agenda & Ihre Vorbereitung

Und so setzt sich der Betreff zusammen:
  • I: für Information oder A: für Aufgabe, B: für Beschluss. An der 1. Stelle setzen wir mit A: sofort das Zeichen - Achtung hier muss was getan werden. In diesem Fall z.B. eine Vorbereitung auf das Jour Fixe. B signalisiert - das sollte ich wissen. I - kann ich ggf. auch auf später verschieben.
  • Thema: Jour Fixe am 6.11., Stichworte: Agenda & Ihre Vorbereitung. Hier geht konkret daraus hervor, dass im Jourfixe eine Vorbereitung erwartet wird. Ich muss mir daher Zeit einplanen und auf jeden Fall das Mail lesen.
 
Da weis man doch, um was es geht und kann direkt darauf reagieren. So gelingt es auch bei vielen E-Mails schnell den Überblick zu erhalten und vor allem nichts wesentliches zu übersehen.

Wenn Sie Ihr Postfach klein halten wollen, informieren Sie Ihr Projektteam, dass Sie keine CC-Mails lesen werden und darüber keine Absicherung erfolgen kann. Das spart einiges.

Viel Erfolg bei der Reduzierung Ihrer E-Mails.


50 Stunden und mehr pro Woche

Situation: „Schatz ich komme heute später heim. Wir haben einen dringenden Abgabetermin im Projekt.“ Auch schon erlebt? Sicher in Projekten gibt es immer wieder Stoßzeiten aber „verkaufe das Produkt – nicht die Fabrik“ wurde mir mal in einem Zeitmanagementseminar gesagt.

Tipp: Seitdem stelle ich mir regelmäßig die nachfolgenden Fragen:
  • Wie viele Stunden arbeite ich in der Woche?
  • Habe ich in meinem Terminkalender auch die von mir benötigte Freizeit eingeplant?
  • Klappt die gemeinsame Terminierung mit meiner Assistenz/meinen Kollegen oder gehen mir regelmäßig meine Freiräume verloren?
  • Nehme ich nur Termine an, die wirklich sein müssen und die meine Ziele erreichen?
  • Delegiere ich ausreichend?
  • Habe ich meine Post/E-Mails im Griff?
  • Welche Störungen im Arbeitsablauf habe ich und wie kann ich Sie reduzieren?
  • Lege ich ausreichend Pausen im Tagesablauf ein?

Hand auf’s Herz … wie oft üben Sie Selbstkritik.

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23.09.2020
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16.07.2020
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19.04.2020
NEIN sagen und sich gut fühlen

Früher: Sie kennen das? Ihr Chef kommt kurz vorbei/Ihr Kunde ruft an und hat einen Wunsch/eine Aufgabe, die Sie erfüllen sollen? Eine Kleinigkeit und schnell ist JA gesagt … aber viele JA’s bringen Ihnen Überstunden.

Heute: Heute sind Sie noch schneller erreichbar. Nicht nur am Arbeitsplatz sondern auch virtuell. Per Mail, WhatsApp ist schnell was „delegiert“. Andererseits sind Burnout und Stress heute sozusagen schon Modeworte, aber muss das sein? Überlegen Sie sich, ob Sie nicht nur JA sagen, weil es ein fester Bestandteil Ihres Wertesystems ist und Sie negative Konsequenzen befürchten. Lassen Sie sich nicht manipulieren, wenn Sie dafür keine Zeit haben oder die Aufgabe nicht in Ihre Ziele passt.

Tipp:
  •  Sagen Sie nett NEIN. Würdigen Sie das Anliegen und begründen Sie Ihr NEIN.
  • Treten Sie mit Bestimmtheit aber freundlich auf.
  • Auch Absagen über Mail fallen leichter.
  • Üben Sie zunächst im privaten Umfeld, vielleicht fällt es Ihnen da leichter.
 
Schaun Sie da doch mal rein.




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